Sicherheit in PDF Dateien – ein paar Grundlagen

Nichts ist so einfach im digitalen Zeitalter, wie Informationen zu versenden und zu erhalten. Umso wichtiger ist es, sich bewusst zu machen, wie einfach versehentlich Informationen an Dritte weitergeleitet werden, ohne dass es Ihnen bewusst ist. Daher haben wir in diesem Artikel ein paar Grundlagen zu der Sicherheit im Umgang mit PDF Dateien zusammengefasst.

Grundlegende Dinge, die Sie sich beim Erstellen und Verteilen von PDF Dateien fragen sollten:

  • Für wen erstellen Sie diese PDF Datei?
  • Welche Informationen dürfen in diese PDF Datei herein?
  • Wo werden die PDF Dateien versendet, archiviert oder veröffentlicht?
  • Wie wird auf die Inhalte der Dateien zugegriffen?
  • Wie werden die PDF Dateien geöffnet bzw. gehandhabt?
  • Wie sehr kennt sich der Empfänger der Datei im Umgang mit PDF Dateien aus?

Mit Antworten auf diese Fragen, werden Sie sicherlich anders an die Verteilung der PDF Dokumente herangehen. Sie werde sicherlich auch sorgfältiger darüber nachdenken, welche Daten sie beinhalten werden oder wie der Leser der PDF Datei damit umgehen kann. Sie werden schlicht und ergreifend sicherer an die Sache herangehen.

Sicherheit in PhantomPDF

Bedenken Sie ein paar Dinge, die zur Sicherheit beitragen können:

  1. Falls Sie Ihre PDF Dateien einer großen Leserschaft zugänglich machen wollen, werden in der Regel keine Vorkehrungen zur Sicherheit in PDF Dateien getroffen.
  2. Wählen Sie beispielsweise ein Passwort zum Öffnen der PDF Datei, um die Einsicht der dort zu findenden Informationen zu verringern. Verteilen Sie das Passwort, an die Personen, die Ihr Vertrauen genießen. Mit PhantomPDF können Sie beispielsweise auch den Umfang der Nutzung dieser PDF Datei einschränken. Diese eingeschränkten Funktionen können beispielsweise sein:
    1. Drucken von PDF Dateien
    2. Formulare ausfüllen
    3. Kommentare in PDF Dokumenten einfügen
    4. Lesezeichen und Seiten verwalten
    5. Das Dokument in PhantomPDF bearbeiten
    6. Texte & Bilder extrahieren
    7. Verschlüsselung, Sicherheit und Wechsel der Passwörter
  3. Schutz durch Zertifikate ist ebenfalls eine Möglichkeit, die Arbeit mit der PDF Datei sicherer zu gestalten. So können Sie beispielsweise die Arbeit mit diesem PDF Dokument entsprechend auf Ihre Angestellte begrenzen, die ebenfalls diese Sicherheitszertifikate nutzen. Sie festlegen, dass beispielsweise nur Sie als Ersteller das Recht haben, die Texte dieser Datei zu bearbeiten. Sicherheitszertifikate ermöglichen also, dass nur die Personen die PDF Dateien öffnen, bearbeiten und speichern können, die ebenfalls das Zertifikat nutzen dürfen.
  4. AD RMS Service ist ebenfalls eine Möglichkeit des Schutzes Ihrer PDF Datei. Diese Funktion ist jedoch nur in der Business Version von PhantomPDF verfügbar. Durch diesen Dienst von Microsoft können Sie den Zugriff auf PDF Dateien schützen und einschränken. So können Sie beispielsweise einschränken, welche Informationen bearbeitet, verarbeitet und welche Befehle ausgeführt werden. Legen Sie damit fest, wer diese Dateien druckt, kopiert, liest oder wie bereits gesagt, bearbeiten kann.

Egal für welche Variante Sie sich entscheiden werden, ist jeder einzelne Schritt in diesem Artikel eine Möglichkeit, um die Sicherheit der Dateien zu fördern.

Wir werden in naher Zukunft auch noch mal auf die einzelnen Möglichkeiten eingehen, die zum Schutz der eigenen PDF Datei beitragen können. Falls Sie zwischenzeitlich Fragen oder Probleme haben, sind wir in unserem Forum wie gewohnt für Sie da.

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